Apa yang perlu Dilakukan Pelaku Industri Kreatif dalam Merespon Wabah Covid19?

Ada tips menarik nih buat IKM berdasarkan referensi dari McKinsey (COVID-19: Briefing note, March 9, 2020) dan berbagai sumber lain yang kami kumpulkan untuk menghadapi Wabah COVID-19/CORONA.

1. Protect your employees :

Ditengah wabah saat ini, Pelaku usaha tetap produktif melakukan aksi terbaik untuk kelanjutan usaha terutama untuk keselamatan karyawan. Langkah yang dapat diambil yaitu :

a. Memberikan pengarahan ataupun panduan yang mudah dipahami terkait perilaku hidup sehat baik di lingkungan kerja atupun di rumah.

b. Memberlakukan standard keselamatan kerja (SOP) yang mencukupi di perusahaan untuk menghindari Corona, misalnya dengan memberikan SOP kebersihan yang harus dilakukan setelah sampai ke lokasi kerja, melaksanakan pekerjaan hingga persiapan pulang ke rumah masing-masing. Selain itu juga menyusun layout jarak antar pegawai jangan terlalu berdekatan, menyediakan masker, hand sanitizer, tempat cuci tangan dan memeriksakan kesehatan apabila ada yang sakit. Secara teknis bisa melakukan beberapa hal diantaranya :

• • Melaporkan / memeriksakan diri ke dokter apabila mengalami gejala klinis misalnya:
    •  demam,
    • batuk / pilek,
    • sakit kepala,
    • sakit tenggorokan.
  • Menyampaikan aturan keselamatan kerja di area-are yang mudah terlihat seperti memasang spanduk mengenai arahan untuk menjaga kesehatan
    • periksa kesehatan,
    • cuci tangan,
    • menggunakan masker,
    • hindari kontak dengan hewan,
    • hindari kontak fisik antar manusia,
    • konsumsi makanan sehat,
    • Physical Distancing / menjaga jarak fisik minimal 1,5 meter.
  • Sterilisasi Area Pabrik melalui penyemprotan disinfektan
  • Pengecekan suhu dengan menggunakan thermometer infrared.
  • Setiap masuk ke area pabrik melalui bilik disinfektan dengan media yang aman untuk tubuh manusia / ganti pakaian yang bersih.
  • Sering cuci tangan (minimal selama 20 detik) / menggunakan hand sanitizer, terutama sebelum masuk kerja dan keluar area kerja.
  • Menggunakan masker.
  • Melakukan sistem kerja bergantian dan pengaturan Lay out Kerja dengan jarak setiap perkerja minimal 1,5 meter.

c. Memberlakukan system kerja dari rumah untuk pekerjaan yang bisa dilakukan dari rumah pegawai dengan memberikan arahan target kerja yang jelas dan system monitoring pekerjaan yang cukup. Bisa juga dengan memberlakukan system kerja bergantian.

2. Set up a cross-functional COVID-19 response team :

Pelaku usaha harus segera menyusun rencana kerja bersama team sebagai respon terhadap Covid-19 dan memastikan rencana kerja tersebut berjalan dengan baik dan memastikan tim bisa merespon dengan cepat meskipun sebagian team melaksanakan pekerjaan dari rumah. Beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan :

1. • Kesehatan, kesejahteraan, dan kemampuan karyawan;
   • Kondisi keuangan dan skenario beberapa rencana alternatif
   • Tetap memantau rantai pasokan, cepat tanggap, dan antisipasi untuk jangka panjang;
   • Cepat tanggap dari sisi marketing dan penjualan;
   • Tetap menjaga komunikasi.

Hal terpenting adalah membuat strategi yang terencana dan strategis agar sistem bisnis tetap berjalan normal di tengah wabah.

3. Ensure that liquidity is sufficient to weather the storm

Selama wabah COVID-19/CORONA Pelaku usaha wajib membuat strategi keuangan agar tetap bertahan seperti mengontrol cash flow, menjaga system pembiayaan dan pengeluaran dan tetap membuat laporan keuangan agar keuangan tetap terkontrol dan sehat. Yang bisa dilakukan adalah :

1. • Menghitung arus cash flow harian untuk menjaga agar pengeluaran harian tidak lebih besar dari pendapatan harian. Membagi pengeluaran dalam sebulan untuk menjadi harian kemudian dibandingkan dengan pendapatan harian.
   • Mengidentifikasi pengeluaran yang tidak perlu, kemudian dihilangkan ataupun menunda pengeluaran untuk hal-hal yang bisa di negosiasikan. (misal sewa kantor kalau bisa meminta penundaan pembayaran. Ataupun kalau ada rencana investasi fixed cost bisa ditunda terlebih dahulu).
   • Melakukan penagihan pada piutang-piutang yang sudah jatuh tempo ataupun hampir jatuh tempo misalnya penjualan untuk barang yang sudah dikirimkan.
   • Menyediakan dana cadangan untuk kondisi terburuk, misal penjualan terus menurun sementara pemasukan tidak mencukupi biaya operasional. Perusahaan harus memiliki gambaran sampai berapa minggu / bulan bisa bertahan.

Tentu saja kalian harus sudah memisahkan antara keuangan pribadi dan usaha, ini sangat penting dilakukan dalam menghadapi kondisi-kondisi terburuk.

4. Stabilize the supply chain :

Pelaku usaha wajib fokus menjaga rantai pasokan tetap stabil, hal yang paling mudah dilakukan adalah melakukan analisa resiko dengan menggunakan metode SIPOC.

1. • Melakukan identifikasi resiko dalam alur proses mulai dari Supply, Input, Proses, Output, Consumen (SIPOC). Bikin daftar resiko yang mungkin muncul dalam setiap tahapan dan menyusun rencana mitigasi resko terhadap setiap resiko yang muncul.

• • • S(Supplier/Pemasok) adalah Orang, Organisasi atau Sistem yang menyediakan sumber daya yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa tertentu. Resiko yang mungkin muncul adalah toko penyedia bahan baku tutup.
    • I(Input/Masukan) adalah bahan, informasi ataupun sumber daya lainnya yang diberikan oleh pemasok untuk dikonsumsi atau untuk ditransformasikan di dalam proses produksi. Resiko yang mungkin muncul adalah bahan baku tidak tersedia, terutama untuk bahan baku impor dari china.
    • P(Process/Proses) adalah serangkaian tindakan dan kegiatan yang mengubah Input menjadi Output. Resiko yang mungkin muncul adalah produksi akan terganggu karena kebijakan tidak boleh keluar rumah misalnya atapun karyawan ada yang sakit.
    • (Output/Keluaran) adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh proses untuk digunakan oleh pelanggan. Resiko yang mungkin muncul adalah barang tidak sesuai dengan permintaan pasar, dalam kondisi wabah perlu di identifikasi ulang produk yang sesuai dengan permintaan pasar, misal shifting ke kebutuhan alat pelindung kesehatan.
    • C(Customer/Pelanggan) adalah Orang, Organisasi, Sistem ataupun Proses hilir yang menerima Output dari proses. Resiko yang mungkin muncul adalah konsumen tidak bisa mendapatkan barang karena tidak boleh keluar rumah.
  • Memberikan skor terhadap resiko, dengan mengidentifikasi resiko yang paling mungkin muncul dan dampaknya paling besar. Hal ini bisa dilakukan dengan membuat matriks dengan skala 1 – 5 baik terhadap resiko yang mungkin muncul dan skor terhadap dampak resiko terhadap perusahaan. Kemudian skor tersebut dijumlahkan untuk mendapatkan nilai resiko paling besar.
  • Menyusun prioritas penyelesaian resiko berdasarkan identifikasi resiko yang paling tinggi dan mendelegasikan tugas ke masing-masing anggota team sesuai kemampuan perusahaan. Sebagai contoh misalnya :
    • Terkait S(Supplier/Pemasok) adalah menjaga hubungan baik sehingga bisa meminta pengiriman bahan baku meskipun toko tutup, ataupun terus memonitor ketersediaan bahan baku di supplier.
    • TerkaitI(Input/Masukan) adalah menghitung ketersediaan bahan baku internal, bisa untuk mendukung produksi berapa lama dan melakukan monitoring ketersediaan bahan baku di pasar, tentu saja tidak hanya satu penyedia (ingat! don’t put your egg in one basket).
    • P(Process/Proses) adalah mempersilahkan pekerja untuk bekerja di rumah, misalnya penjahit bisa tetap bekerja di rumah dengan mesin jahit yang ada, hal ini untuk mengurangis resiko penularan antar pekerja. Ataupun dengan memberlakukan standar keselamatan kerja yang baik (menyediakan hand sanitizer, masker, sabun dan tempat cuci tangan).
    • C(Customer/Pelanggan) adalah dengan mengalihkan proses penjualan secara online dan memastikan jasa pengiriman tetap buka.

Melaksanakan rencana sesuai prioritas dan tentu saja yang relevan dengan kondisi saat ini, harus fokus.

5. Stay close to your customers :

Salah satu tujuan dari bisnis adalah memberikan solusi terhadap customer. Sehingga dalam kondisi wabah Covid19 seperti saat ini, tetap harus memperhatikan keinginan customer. Beberapa hal yang bisa dilakukan adalah :

1. • Menjaga hubungan baik dengan customer, misalnya dengan menanyakan kondisi mereka ataupun menanyakan kebutuhan mereka yang bisa menjadi bahan riset untuk melakukan pengembangan produk dan layanan ke depannya. Bisa dilakukan secara langsung ataupun melalui interaksi di social media.
   • Menggunakan data profil kostumer untuk menawarkan / mempromosikan produk kepada target yang memiliki profil sama ataupun mirip.
   • Mengkomunikasikan bahwa penjualan tetap berjalan dan menyediakan jalur penjualan secara online dan memberikan nomor kontak customer service yang bisa dihubungi oleh costumer, tantu saja dengan menyampaikan jam operasional, sehingga konsumen tidak merasa diabaikan apabila permintaan tidak segera direspon.
   • Mempromosikan produk yang masih tersisa dengan target untuk menjaga cash flow agar tidak negatif, kesampingkan sejenak keuntungan.
   • Menyusun Katalog dalam bentuk PDF/Poster Digital tentang informasi produk, harga, diskon, proses order dan kontak yang dapat dihubungi untuk mempermudah konsumen menjangkau produk dan membagikan ke calon konsumen lain

Tetap menjaga hubungan dengan beberapa partner yang menunjang dan mendukung proses operasional seperti kurir maupun distributor untuk proses delivery, atau mungkin aplikasi online seperti gojek/grab, dan lainnya agar loyalitas konsumen tetap terjaga melalui jalinan relasi baik dengan tim penghubung.

6. Practice the plan :

Dalam menghadapi wabah, pelaku usaha tidak hanya berdiam saja naamun perlu mengantisipasi segala risiko yang terjadi dengan cara :

1. • Menyusun beberapa rencana alternatif berdasarkan beberapa skenario berdasarkan kerangka waktu, misalnya wabah berlangsung 6 bulan, 4 bulan ataupun 2 bulan.
   • Melakukan simulasi dari alternatif yang disusun tersebut dari berbagai sisi, misalnya: dari sisi keuangan, supply chain dan pemasaran.

Melakukan konsultasi dengan yang memiliki keahlian dalam bidang relevan, misalnya pelaku usaha lain ataupun konsultan profesional.

7. Demonstrate Purpose :

Sekali lagi diingatkan bahwa tujuan bisnis adalah memberikan solusi bagikonsumen, sehingga dalam kondisi wabah Covid19 seperti saat ini pengusaha juga perlu berkontribusi terhadap upaya meminimalisir penyebaran wabah. Melalui kontribusi yang dilakukan, diharapkan wabah bisa segera berakhir dan kondisi akan kembali normal. Ini adalah saat yang paling tepat untuk melaksanakan kontribusi social perusahaan. Beberapa hal yang bisa dilakukan misalnya:

• • Melakukan campaign hidup sehat, tentu saja yang pertama dilakukan adalah mempraktekan di dalam perusahaan dengan memperhatikan kesehatan karyawan. Untuk pihak luar bisa dilaksanakan secara online.
  • Membagikan kabar gembira dan selalu menyebarkan optimisme.
  • Bagi pelaku usaha fashion, bisa mengalihkan sebagian ataupun seluruh sumber daya produksi untuk memproduksi alat pelindung kesehatan non medis yang bisa dimanfaatkan oleh tenaga medis. Sebagaimana kita ketahui bahwa masih banyak tenaga medis ataupun masyarakat yang kesulitan mencari alat pelindung kesehatan. Akan lebih baik apabila melalui kerjasama dengan beberapa pihak baik dalam hal penggalangan donasi ataupun penyaluran bantuan.
  • Bekerjasama dengan lembaga donor / pihak lain yang melakukan penggalangan dana untuk melakukan campaign bersama misalnya sebagian penjualan produk akan disumbangkan untuk membantu pihak yang terdampak covid ataupun upaya minimalisir wabah.

Saling support bagi sesama pelaku bisnis dengan saling mempromosikan produk local karena sekecil apapun pembelian akan berdampak pada mereka yang menggantungkan hidup dari brand local.

sumber utama : https://www.mckinsey.com/business-functions/risk/our-insights/covid-19-implications-for-business